Πολιτική Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου

 1. Εισαγωγή

Ο όμιλος εταιρειών της Motor Οil (Ελλάς) Διυλιστήρια Κορίνθου Α.Ε. («Όμιλος») υιοθετεί την παρούσα Πολιτική Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου («Πολιτική Αναφορών») η οποία είναι εναρμονισμένη με τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις (Ν. 4808/2021, ΥA 82063/01.11.2021, Ν. 4990/2022, Ευρωπαϊκή Οδηγία 1937/2019, ΚΥΑ 47312/11.12.2023) και τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές. H παρούσα Πολιτική συμβάλλει στην ενίσχυση της ακεραιότητας, της διαφάνειας, της λογοδοσίας, στον εντοπισμό και στην υιοθέτηση κατάλληλων διορθωτικών μέτρων, ενισχύοντας κατ’ αυτό τον τρόπο το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και στην προστασία των εργαζόμενων και των συμφερόντων του Ομίλου.

Ο Όμιλος ενθαρρύνει την υποβολή εμπιστευτικών επώνυμων ή ανώνυμων αναφορών για παράνομες συμπεριφορές που πιθανόν λαμβάνουν χώρα εντός του Ομίλου μέσω των υφιστάμενων καναλιών αναφοράς. Η διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών διενεργείται με αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία και με σεβασμό προς όλους τους εμπλεκόμενους. Ο Όμιλος διαβεβαιώνει ότι οι Αναφέροντες θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα, τα οποία δηλώνεται ρητά ότι απαγορεύονται σε βάρος των θιγόμενων προσώπων, και ότι τα προσωπικά δεδομένα τόσο των Αναφερόντων όσο και των Αναφερομένων προστατεύονται.

2. Σκοπός

Σκοπός της Πολιτικής Αναφορών είναι:

α) να οριστούν οι αρχές και το πλαίσιο της διαχείρισης και διερεύνησης των αναφορών εντός του Ομίλου.

β) να ενθαρρυνθούν όλοι όσοι αναφέρονται στο άρθρο 4 να υποβάλουν αναφορά, σε περίπτωση που υποπέσει στην αντίληψή τους παράνομη συμπεριφορά από όσες ενδεικτικά αναφέρονται παρακάτω στο άρθρο 5 εντός του Ομίλου.

γ) Να επιτευχθεί η πρόληψη και έγκαιρη καταστολή των παραβιάσεων κανονιστικού πλαισίου εντός του Ομίλου.

3. Ορισμοί  

• Αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις κανονιστικού πλαισίου στο εσωτερικό του Ομίλου και δη όσων αναφέρονται στο α. 4 του ν. 4990/2022 καθώς και στον ν. 4808/2021.
• Εσωτερική αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της Εταιρείας.
• Εξωτερική αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).
• Αναφέρων: Το φυσικό πρόσωπο που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
• Αναφερόμενος: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022 και του ν. 4808/2021.
• Αντίποινα: Οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη η οποία λαμβάνει χώρα σε εργασιακό πλαίσιο και η οποία συνδέεται με αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον Αναφέροντα ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση.
• Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.): Το φυσικό πρόσωπο που έχει οριστεί αρμόδιο για την παραλαβή και παρακολούθηση των αναφορών και έχει γνωστοποιηθεί στην Επιθεώρηση Εργασίας από κάθε Εταιρεία του Ομίλου που έχει την αντίστοιχη υποχρέωση.

• Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.): Η τριμελής επιτροπή η οποία συνέρχεται και αναλαμβάνει τη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών και αποτελείται από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, ήτοι:

• τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.), ή σε περίπτωση που Εταιρεία του Ομίλου δεν υποχρεούται σε ορισμό Υ.Π.Π.Α., από τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου ως Επικεφαλής της Επιτροπής,
• τον Γενικό Διευθυντή Ανθρωπίνου Δυναμικού, και
• τον Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου.
• Αναπληρωματικά μέλη της Ε.Δ.Α. ορίζονται κατά σειρά τα εξής εξουσιοδοτημένα πρόσωπα:
• ο Σύμβουλος Διοίκησης,
• ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών των Εμπορικών Θυγατρικών, και
• ο Διευθυντής Νομικών Υπηρεσιών Εταιρειών Εμπορίας.

Η αντικατάσταση από τα αναπληρωματικά μέλη γίνεται σε περίπτωση σοβαρού κωλύματος τακτικού μέλους καθώς και στην περίπτωση που μέλος της Ε.Δ.Α. ταυτίζεται με τον αναφερόμενο ή συνδέεται στενά με τον τελευταίο ή η αναφορά αφορά στο τμήμα στο οποίο είναι διευθυντής μέλος της Ε.Δ.Α.

• Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με τον Όμιλο καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, πάσης φύσεως συνεργάτες και μέτοχοι.
• Εργαζόμενος: Το πρόσωπο που συμβάλλεται με Εταιρεία του Ομίλου με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή το πρόσωπο που συνδέεται με τον Όμιλο με άλλη σχέση εργασίας ή εντολής ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος εταιρείας του Ομίλου.
• Κακόβουλη αναφορά: Η αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντος ότι δεν είναι αληθής.
• Ηλεκτρονική Πλατφόρμα Αναφορών: Η ειδικά σχεδιασμένη πλατφόρμα που είναι προσβάσιμη διαδικτυακά μέσω υπολογιστή ή κινητής συσκευής, σύνδεσμος της οποίας βρίσκεται στον ιστότοπο της μητρικής εταιρείας Motor Oil και όσων θυγατρικών της διαθέτουν ιστότοπο.
• Παραβιάσεις: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022 και του ν. 4808/2021, όπως ισχύουν.
• Καλή πίστη: Εύλογη πεποίθηση του Αναφέροντος, βάσει των περιστάσεων και των πληροφοριών που έχει στη διάθεσή του, ότι οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.
• Μητρώο Αναφορών: Αρχείο σε ηλεκτρονική μορφή (ή/και έντυπη), που τηρείται από τον Υ.Π.Π.Α. και περιλαμβάνει όλες τις αναφορές που λαμβάνει ο Υ.Π.Π.Α. και χειρίζεται η Ε.Δ.Α. από οποιοδήποτε κανάλι και αν προέρχονται.
  
  
  

4.  Πεδίο εφαρμογής

Κατά την Πολιτική Αναφορών, Αναφέροντες μπορεί να είναι όσοι εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των ν. 4990/2022 (όπως αναφέρονται στο αρ. 6 του εν λόγω νόμου) και ν. 4808/2021 (όπως αναφέρονται στο αρ. 3 παρ. 1 του εν λόγω νόμου), ήτοι:

Α) Το Διοικητικό Συμβούλιο και οι Επιτροπές του, καθώς και όλοι οι εργαζόμενοι (νυν και πρώην), ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή με άλλη σχέση εργασίας ή εντολής, εποχικό προσωπικό και ασκούμενοι, που αναφέρουν με καλή πίστη παράνομες ή αντίθετες με τον Κώδικα Δεοντολογίας και Εταιρικής Υπευθυνότητας συμπεριφορές. Το ίδιο ισχύει και για όσους αναφέρουν παραβιάσεις βάσει πληροφοριών που απέκτησαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν τη σύναψη σύμβασης.

Β) Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με τον Όμιλο καθώς και το προσωπικό τους (καλούμενοι στην Πολιτική Αναφορών «εξωτερικοί συνεργάτες»), στην αντίληψη των οποίων υπέπεσε κάποια παράνομη συμπεριφορά εντός του Ομίλου και συγκεκριμένα σύμβουλοι, ανάδοχοι, εργολάβοι, υπεργολάβοι, προμηθευτές και πάσης φύσεως συνεργάτες. Επιπλέον, μέτοχοι και πελάτες αποκλειστικά για θέματα παραβιάσεων των επιχειρησιακών αρχών και των παραπτωμάτων που αναφέρονται ρητά στο άρθρο 5.

Προϋπόθεση υπαγωγής στο πεδίο προστασίας της Πολιτικής Αναφορών είναι η αναφορά να γίνεται με καλή πίστη. Όσοι προβαίνουν σε αναφορές πρέπει να έχουν βάσιμους λόγους και την εύλογη πεποίθηση, βάσει των περιστάσεων και των πληροφοριών που έχουν στη διάθεσή τους, ότι οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς. Σε κάθε περίπτωση, η καλή πίστη θεωρείται δεδομένη, εκτός εάν αποδειχθεί ότι η αναφορά έγινε κακόβουλα. Σε περίπτωση κακόβουλης αναφοράς δεν παρέχεται η προστασία που περιγράφεται στην παρούσα Πολιτική.

5.  Είδη παραπτωμάτων

Τα πρόσωπα που υπάγονται στην παρούσα Πολιτική θα πρέπει να προβούν άμεσα σε αναφορά, εφόσον αντιληφθούν ότι εντός του Ομίλου τελείται κάποια από τις παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου κατά την έννοια του άρθρου 4 του ν. 4990/2022, όπως εκάστοτε ισχύει καθώς και της νομοθεσίας για την καταπολέμηση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία, κατά την έννοια των άρθρων 3 και 4 του ν. 4808/2021. Επίσης, στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εμπίπτουν και παραβιάσεις των προβλέψεων της Πολιτικής Καταπολέμησης της δωροδοκίας και της διαφθοράς και του Κώδικα Δεοντολογίας και Εταιρικής Υπευθυνότητας του Ομίλου.

Η Πολιτική Αναφορών δεν καλύπτει:

• Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης
• Προσωπικά θέματα και διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους
• Φήμες

6. Κανάλια αναφορών

Ο Όμιλος εγκαθιδρύει πολλαπλά κανάλια αναφορών. Όποιος εργαζόμενος, εξωτερικός συνεργάτης ή άλλο πρόσωπο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών καθώς και της Πολιτικής για την Καταπολέμηση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία υποπτεύεται ότι τελείται κάποιο από τα παραπάνω αδικήματα δύναται να απευθύνεται στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών ή στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.) και σε κάθε περίπτωση να επικοινωνεί επώνυμα ή ανώνυμα µέσω των παρακάτω διαύλων επικοινωνίας:

• Ηλεκτρονική Πλατφόρμα Αναφορών: https://whistleblowing.moh.gr/#/
• Έγγραφη αναφορά – Επιστολή με την ένδειξη «υπόψη του Υ.Π.Π.Α. ή του Υπευθύνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.)» ή «Αναφορά του ν. 4808/2021 ή ν. 4990/2022» στη διεύθυνση: Ηρώδου Αττικού 12A, 151 24, Μαρούσι, Ελλάδα
• Προσωπική συνάντηση του αναφέροντος με τον Υ.Π.Π.Α. ή με τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.), κατόπιν υποβολής αιτήματος του αναφέροντος γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στον Υ.Π.Π.Α. ή τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης αντίστοιχα.

Περαιτέρω, σε περίπτωση που η παραλαβή της αναφοράς γίνει από αναρμόδιο πρόσωπο, αυτό υποχρεούται να τη διαβιβάσει αμελλητί στον Υ.Π.Π.Α., χωρίς καμία τροποποίηση του περιεχομένου της ή αποκάλυψη πληροφοριών που μπορεί να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση του αναφέροντος ή κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, τηρουμένων των διατάξεων του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022.

Σε κάθε περίπτωση ο Όμιλος διασφαλίζει την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με την αναφορά και στο πλαίσιο αυτό καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια για την αποφυγή τυχόν διαρροής τους, τον περιορισμό της επεξεργασίας τους και περαιτέρω διακίνησής τους.

7. Κατευθύνσεις για την υποβολή αναφορών

Α) Η αναφορά θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση.

Β) Η αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της.

Γ) Η αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα, την ημερομηνία/χρονική περίοδο και τόπο όπου έλαβε χώρα το περιστατικό, την Εταιρεία του Ομίλου στην οποία αφορά το περιστατικό, το είδος του παραπτώματος και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή του.

Δ) Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, πολιτικά φρονήματα, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, γενετικά δεδομένα, δεδομένα σχετικά με την υγεία, δεδομένα σχετικά με τη σεξουαλική ζωή ή τον γενετήσιο προσανατολισμό ενός ατόμου, και γενικότερα πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το περιστατικό δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην αναφορά.

Ε) Ο Αναφέρων δε χρειάζεται να είναι απολύτως σίγουρος για τη βασιμότητα της αναφοράς του. Αρκεί να διατηρεί εύλογες ανησυχίες ή υπόνοιες. Δεν πρέπει να προβαίνει σε παράνομες ενέργειες που μπορούν να θέσουν τον εαυτό του, τον Όμιλο ή κάποιον τρίτο σε κίνδυνο, προκειμένου να αναζητήσει και να συλλέξει περισσότερα στοιχεία για να στηρίξει την αναφορά του.

ΣΤ) Ο Αναφέρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών, να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες, εφόσον του ζητηθούν.

1. Z) Ενθαρρύνεται η υποβολή επώνυμων εμπιστευτικών αναφορών. Ωστόσο, διευκρινίζεται ότι οι ανώνυμες αναφορές αντιμετωπίζονται με την ίδια ακριβώς προσοχή και βαρύτητα.

8.  Αρμοδιότητες των εμπλεκόμενων αρμόδιων οργάνων

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)[1]

 Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.), στις περιπτώσεις όπου έχει οριστεί, συνεργάζεται με τα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.), της οποίας προΐσταται και αναφέρεται απευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο. Ο Υ.Π.Π.Α., συνεπικουρούμενος από τα λοιπά μέλη της Ε.Δ.Α., έχει τις εξής νομοθετικά προβλεπόμενες αρμοδιότητες:

α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός του Ομίλου και γνωστοποιεί ηλεκτρονικά τις σχετικές πληροφορίες στις Εταιρείες του Ομίλου,

β) παραλαμβάνει αναφορές,

γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον Αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,

δ) διασφαλίζει από την πλευρά του την εμπιστευτικότητα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,

ε) καταχωρίζει την αναφορά στο Μητρώο Αναφορών σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή,

στ) διαβιβάζει την αναφορά προς διερεύνηση ψευδωνυμοποιημένη  – εφόσον πρόκειται για μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα – ως προς τον Αναφέροντα (εφόσον δεν επιθυμεί να αποκαλυφθεί η ταυτότητά του) και σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022 περί εμπιστευτικότητας και προστασίας προσωπικών δεδομένων στα αρμόδια όργανα της Εταιρείας ή/και στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς,

ζ) αρχειοθετεί την αναφορά ενημερώνοντας σχετικά τον Αναφέροντα σε περίπτωση που αυτή είναι εμφανώς ακατάληπτη, αόριστη, παράλογη, κακόβουλη ή καταχρηστική, το περιεχόμενο δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022 (ή/και του ν. 4808/2021) ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις,

η) σε περίπτωση που υπάρχουν ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, διαβιβάζει αντίγραφο της αναφοράς στον αρμόδιο εισαγγελέα ενημερώνοντας τον Αναφέροντα,

θ) διατηρεί επικοινωνία με τον Αναφέροντα και εφόσον απαιτείται ζητά επιπλέον πληροφορίες.

ι) παρακολουθεί την αναφορά και επικοινωνεί με το αρμόδιο όργανο της Εταιρείας που έχει επιληφθεί της αναφοράς,

ια) παρέχει ενημέρωση στον Αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον Αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς, κατόπιν ενημέρωσης από το αρμόδιο όργανο της Εταιρείας,

ιβ) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και

ιγ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στον Όμιλο.

 Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.)

 Η Ε.Δ.Α. συνεπικουρεί τον Υ.Π.Π.Α. ως προς τη διαχείριση των αναφορών που υποβάλλονται μέσω των καναλιών αναφοράς. Η Ε.Δ.Α. αναφέρεται στο Διοικητικό Συμβούλιο και αποτελείται από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

Η Ε.Δ.Α. συνδράμει συνολικά στο έργο του Υ.Π.Π.Α. και κυρίως στις εξής ενέργειες:

• Εξέταση του παραδεκτού των αναφορών που έρχονται σε γνώση της μέσω των θεσπισμένων καναλιών αναφοράς του Ομίλου.
• Αξιολόγηση και προτεραιοποίηση των αναφορών.
• Ορισμός του Υπευθύνου Διερεύνησης για τις αναφορές που χρήζουν διερεύνησης, πρόταση διορθωτικών μέτρων και έγκριση έκθεσης διερεύνησης.
• Μέριμνα για την προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στις αναφορές και δη τον καθορισμό των επιπέδων – δικαιωμάτων πρόσβασης σε αυτά καθώς και τη διαγραφή τους, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προθεσμίες στη Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου.
• Παρακολούθηση προόδου και αποτελεσμάτων των διερευνήσεων.

 Υπεύθυνος Διερεύνησης

 Ο Υπεύθυνος Διερεύνησης είναι εξουσιοδοτημένο πρόσωπο και αρμόδιο, σε συνεργασία με τον Υ.Π.Π.Α., για τις κάτωθι ενέργειες:

• Σχεδιάζει και διενεργεί την έρευνα, προκειμένου να αποδειχθεί η βασιμότητα της αναφοράς.
• Αναζητά και να προτείνει στην Ε.Δ.Α. εξειδικευμένους έμπειρους εσωτερικούς ή εξωτερικούς συνεργάτες ανάλογα με τις ανάγκες της έρευνας.
• Εντοπίζει, συλλέγει και αναλύει το απαραίτητο αποδεικτικό υλικό.
• Διενεργεί συνεντεύξεις για να εξακριβωθούν τα πραγματικά περιστατικά.
• Προσδιορίζει την κατάλληλη χρονική στιγμή για την ενημέρωση του Αναφερόμενου ως προς το αντικείμενο της διερεύνησης και προβαίνει στην εξέτασή του.
• Παρακολουθεί τη νομιμότητα της διαδικασίας και την εφαρμογή του χρονοδιαγράμματος.
• Συντάσσει την έκθεση διερεύνησης και την παρουσιάζει προς έγκριση στην Ε.Δ.Α.
• Υποβάλλει συστάσεις για τη νομική μεταχείριση του/των υπόπτου/-ων, για τη λήψη διορθωτικών ενεργειών και για την κοινοποίηση ή μη της παραβίασης σε αρμόδιους δημόσιους φορείς.

 Διοικητικό Συμβούλιο

Το Διοικητικό Συμβούλιο της εμπλεκόμενης Εταιρείας του Ομίλου ενημερώνεται για την πρόοδο και τα αποτελέσματα των ερευνών από την Ε.Δ.Α. και δη τον Υ.Π.Π.Α., όποτε κρίνεται απαραίτητο. Επίσης, λαμβάνει αποφάσεις επί των αναφορών και συγκεκριμένα:

• Για τη νομική μεταχείριση των Αναφερόμενων
• Για τη λήψη διορθωτικών ενεργειών
• Για τη γνωστοποίηση ή μη του πορίσματος της εσωτερικής διερεύνησης σε κρατικές υπηρεσίες ή ανεξάρτητες αρχές.

Τέλος, εγκρίνει το διορθωτικό σχέδιο δράσης που αναπτύσσει ο Υ.Π.Π.Α.

9. Προστασία Αναφερόντων

Ο Όμιλος προστατεύει όλους όσους περιλαμβάνονται στο άρθρο 4 της παρούσας και αναφέρουν με καλή πίστη παράνομες συμπεριφορές. Στο πλαίσιο αυτό, απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει αναφορά, ακόμα και εάν η αναφορά του αποδειχθεί εκ των υστέρων εσφαλμένη. Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών και δη ο Υ.Π.Π.Α. καθώς και η Διοίκηση διασφαλίζουν τη μη ύπαρξη αντιποίνων στην περίπτωση που οποιοσδήποτε με καλή πίστη υποβάλλει αναφορά.

Πιο συγκεκριμένα, ο Όμιλος δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλλει αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της αναφοράς τους, (π.χ. αποκλεισμό από εκπαιδευτικά σεμινάρια, μη έγκριση εξόδων, μη παροχή αδείας, αβάσιμη αρνητική αξιολόγηση κ.ο.κ.). Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση εργασίας ως αποτέλεσμα της αναφοράς. Σε περίπτωση κακόβουλης αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται.

Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους Αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων.

Σε περίπτωση που ο Αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της αναφοράς.

Οποιαδήποτε πιθανή πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στον Υ.Π.Π.Α. και εν συνεχεία θα διερευνάται, εφόσον κρίνεται βάσιμη.

10. Δικαιώματα Αναφερόντων και Αναφερόμενων

Ο Αναφέρων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί για την παραλαβή της αναφοράς του, το αργότερο εντός επτά (7) εργασίμων ημερών από την παραλαβή της και ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής της. Επίσης, ενημερώνεται για την πορεία ή το αποτέλεσμα της διερεύνησης, εντός τριών (3) μηνών από τη βεβαίωση παραλαβής ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, εντός τριών (3) μηνών από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς καθώς και όταν η διερεύνηση ολοκληρωθεί. Ο Όμιλος φέρει την αντίστοιχη υποχρέωση ενημέρωσης του Αναφέροντος.

Ο Αναφερόμενος έχει το δικαίωμα να ενημερωθεί για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορείται, για τα άτομα τα οποία έχουν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στην αναφορά και για το δικαίωμα προηγούμενης ακρόασης. Ωστόσο, εφόσον υπάρχει σοβαρός κίνδυνος ότι η παραπάνω ενημέρωση θα μπορούσε να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και τη συλλογή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων ή θα μπορούσε να οδηγήσει στην ταυτοποίηση του Αναφέροντος, η ενημέρωση αναβάλλεται μέχρις ότου πάψει να υφίσταται αυτός ο κίνδυνος.

Αν η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη και ο Αναφερόμενος έχει γίνει γνώστης του περιεχομένου της αναφοράς στο πλαίσιο της διερεύνησης, τότε έχει δικαίωμα να ενημερωθεί για την ταυτότητα του Αναφέροντος (εφόσον η αναφορά ήταν επώνυμη), προκειμένου να ασκήσει τα δικαιώματά του.

Τα πρόσωπα που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών έχουν τη δυνατότητα, σε οποιαδήποτε φάση της διαδικασίας που ακολουθείται εντός του Ομίλου, να υποβάλουν επίσης καταγγελία στις αρμόδιες διοικητικές αρχές στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς τους (Επιθεώρηση Εργασίας, Συνήγορος του Πολίτη κ.ά.) καθώς και στις δικαστικές αρχές, κατ΄ επιλογή τους.

11. Διερεύνηση περιστατικών

Κατά το στάδιο της διερεύνησης όλοι οι εμπλεκόμενοι αντιμετωπίζονται με βάση τις αρχές της ισότητας, αμεροληψίας, σεβασμού στην ανθρώπινη αξιοπρέπεια και της δικαιοσύνης. Σε κάθε περίπτωση ισχύει το τεκμήριο της αθωότητας και το δικαίωμα της προηγούμενης ακρόασης και προστατεύεται το απόρρητο των πληροφοριών καθώς και η εμπιστευτικότητα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Η έρευνα αρχίζει και ολοκληρώνεται το συντομότερο δυνατό από την υποβολή της αναφοράς και την συνακόλουθη αξιολόγησή της.

Όλοι όσοι αναφέρονται στο πεδίο εφαρμογής οφείλουν να συνεργάζονται με τον Υπεύθυνο Διερεύνησης, τον Υ.Π.Π.Α., τα λοιπά μέλη της Ε.Δ.Α. καθώς και τυχόν λοιπούς εξουσιοδοτημένους συνεργάτες τους κατά τη διενέργεια της εσωτερικής διερεύνησης προκειμένου να παρέχουν πληροφορίες και κάθε είδους συνδρομή για την εξέταση της αναφοράς.

Επισημαίνεται ότι οι Εταιρείες του Ομίλου και ο Υ.Π.Π.Α. συνεργάζονται με κάθε αρμόδια δημόσια, διοικητική ή δικαστική αρχή, η οποία, είτε αυτεπάγγελτα είτε κατόπιν υποβολής αιτήματος από θιγόμενο πρόσωπο, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς της, αιτείται την παροχή στοιχείων ή πληροφοριών και δεσμεύονται να παρέχουν συνδρομή και πρόσβαση στα στοιχεία. Προς το σκοπό αυτό, όποια στοιχεία συγκεντρώνονται, σε κάθε μορφή, διατηρούνται σε σχετικό φάκελο τηρουμένων των διατάξεων του ν. 4624/2019.

12.   Διορθωτικές ενέργειες

Ο Όμιλος διατηρεί μηδενική ανοχή έναντι των παραπτωμάτων που αναφέρονται στο άρθρο 5 της παρούσας. Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, o Υ.Π.Π.Α. υποβάλλει στο Δ.Σ. την έκθεση διερεύνησης, και κατόπιν διαβούλευσης με τα άλλα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, προτείνει τη λήψη διορθωτικών ενεργειών. Την τελική απόφαση επί των συστάσεων του Υ.Π.Π.Α. λαμβάνει το Διοικητικό Συμβούλιο.

Ειδικά ως προς τις παραβιάσεις του Ν. 4808/2021, όταν εργαζόμενος ή με άλλη σχέση απασχολούμενος παραβιάζει την απαγόρευση βίας και παρενόχλησης του α. 4 του ίδιου νόμου, ο Όμιλος είναι υποχρεωμένος να λάβει τα απαραίτητα πρόσφορα και ανάλογα μέτρα κατά περίπτωση σε βάρος του καταγγελλόμενου, προκειμένου να εμποδιστεί και να μην επαναληφθεί παρόμοιο περιστατικό ή συμπεριφορά. Τα μέτρα αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη σύσταση συμμόρφωσης, την αλλαγή θέσης, ωραρίου, τόπου ή τρόπου παροχής εργασίας ή την καταγγελία της σχέσης απασχόλησης ή συνεργασίας, με την επιφύλαξη της απαγόρευσης της κατάχρησης δικαιώματος του α. 281 ΑΚ.

13.   Εμπιστευτικότητα – Ανωνυμία

Ο Όμιλος ενθαρρύνει τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συνεργάτες να εκφράζουν τις ανησυχίες τους για πιθανά παραπτώματα μέσω των υπαρχόντων καναλιών αναφοράς. Επίσης, δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια, και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο, ώστε να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο των Αναφερόντων  και των Αναφερομένων όσο και τρίτων εμπλεκόμενων προσώπων και να χειριστεί την υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια. Η διερεύνηση διεξάγεται σε συνθήκες διακριτικότητας και προστατεύεται με κάθε πρόσφορο τρόπο το απόρρητο των πληροφοριών, ακόμη και αν οι συγκεκριμένες περιστάσεις απαιτούν ενδελεχή έρευνα, τηρουμένων των διατάξεων περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Σε κάθε περίπτωση, κατά τη διαχείριση και διερεύνηση περιστατικού, η ταυτότητα του Αναφέροντος (εφόσον η αναφορά είναι επώνυμη) δεν αποκαλύπτεται σε κανέναν άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα άτομα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, να παρακολουθούν και να διερευνούν τις αναφορές, δηλαδή πέραν των τριών (3) μελών της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, του Υπεύθυνου Διερεύνησης, της Ομάδας Διερεύνησης συμπεριλαμβανομένων τυχόν εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού, εκτός εάν ο Αναφέρων έχει δώσει ρητή συναίνεση ή η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη.

Η ανωνυμία επιτυγχάνεται με τη χρήση κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων και κυρίως μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών, η οποία υποστηρίζει ανώνυμη και αμφίδρομη επικοινωνία και πληροί υψηλές προδιαγραφές ασφαλείας.

14.   Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την Πολιτική Αναφορών πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.

Ο Όμιλος λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά δεν επεξεργάζονται περαιτέρω.

Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα αναφέρονται στην παρούσα και ανάλογα με τα δικαιώματα – επίπεδα πρόσβασης που τυχόν καθορίζονται για αυτά από την Ε.Δ.Α.

Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της διερεύνησης. Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο Αναφορών, από το υλικό που προέκυψε κατά τη διερεύνηση και από την πλατφόρμα αναφορών, σύμφωνα με σαφώς καθορισμένα χρονικά πλαίσια.

15.   Ενημέρωση και εκπαίδευση

Όλοι οι εργαζόμενοι και οι εξωτερικοί συνεργάτες οφείλουν να συμμορφώνονται με την παρούσα Πολιτική. Ο Υ.Π.Π.Α., σε συνεργασία με τη Γενική Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού, διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι του Ομίλου ενημερώνονται και εκπαιδεύονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της αποστολής ενημερωτικού υλικού, email, newsletters ή με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων. Επίσης, ενημέρωση για την Πολιτική δημοσιεύεται σε εμφανές μέρος στο intranet του Ομίλου καθώς και στην ηλεκτρονική πλατφόρμα αναφορών.

Οι δράσεις ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης δύναται να δημοσιοποιούνται σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (επενδυτές, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, κοινωνία, συνεργάτες του Ομίλου κ.ά.), ώστε να παγιωθεί ότι ο Όμιλος υποστηρίζει τις αρχές της ακεραιότητας, της εντιμότητας και της διαφάνειας.

16. Σχετιζόμενες Πολιτικές & Διαδικασίες

• Πολιτική για την καταπολέμηση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία
• Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου
• Πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Ομίλου

[1] Όπου στη συνέχεια της παρούσας Πολιτικής αναφέρεται ο Υ.Π.Π.Α., για τις περιπτώσεις των εταιρειών του Ομίλου που δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α., νοείται ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης.